1. Inleiding
Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) van kracht geworden. Ook de Vereniging Aaltense Musea en VVV Aalten (wij, we, ons) zijn gehouden aan deze verordening. Wij vinden de bescherming van persoonsgegevens van essentieel belang en hebben privacybeleid opgesteld. In ons Privacybeleid geven wij heldere en transparante informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken van vrijwilligers en medewerkers, leden, klanten en bezoekers van onze website.
Met een stappenplan wordt inzicht gegeven in de wijze waarop wij uitvoering geven aan het Privacybeleid.
Het door het museum eerder vastgestelde privacybeleid ‘Privacy Reglement Aaltense Musea en VVV’ d.d. 9 februari 2016, is door het nieuwe beleid geactualiseerd. Het eveneens eerder vastgestelde beleid Privacy Cameratoezicht (14 februari 2017) is ongewijzigd van kracht en onderdeel van het geactualiseerde beleid.
2. Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een individu. Wij gebruiken uw persoonsgegeven wanneer u onze website bezoekt, via sociale media contact met ons opneemt, vrijwilliger of vriend van ons wordt of een donatie doet. Ook de gegevens voor deelname aan een wandeling, rondleiding, lezing, een bezoek aan de Escaperoom of voor andere producten of diensten, verwerken wij om u zo goed mogelijk van dienst te zijn.
De persoonsgegevens die wij van u vragen en gebruiken hangen af van het soort dienstverlening of het soort product dat u van ons afneemt, zoals:
- Naam, adres, woonplaats, (mobiele) telefoonnummer en emailadres;
- Aanspreektitel: mevrouw, mijnheer;
- De inhoud van uw communicatie met ons, bijvoorbeeld wanneer u ons per mail of anderszins benadert;
- Uw bankrekeningnummer in geval van betalingen of declaraties;
- Geboortedatum van vaste medewerkers en vrijwilligers;
- BSN-nummer van vaste medewerkers;
- Beeltenissen gemaakt door onze beveiligingscamera in de centrale entree.
3. Beveiliging
De registraties met persoonsgegevens worden digitaal bewaard. Sommige registraties worden ook geprint en in mappen in een afsluitbare kast of lade bewaard. Alleen medewerkers en vrijwilligers die uw persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren, hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Voor zover vrijwilligers op PC’s van ons werken, moeten zij daarvoor een wachtwoord gebruiken, Bovendien hebben zij slechts toegang tot een afgeschermd gedeelte dat alleen betrekking heeft op de werkzaamheden die de betreffende vrijwilliger moet doen.
4. Verwerkers
Voor een aantal van onze werkzaamheden die te maken hebben met persoonsgegevens, doen wij een beroep op externe organisaties. Zoals voor het maken van back-ups van de bestanden op onze computers, het opzetten en onderhouden van ICT-infrastructuren, on-line betalingen voor boekingen voor de Escaperoom en verzending van digitale nieuwsbrieven.
Deze externen doen dat onder onze verantwoordelijkheid. Daarom worden met hen verwerkingsovereenkomsten opgesteld. Daarin staat wat de betreffende verwerker mag en moet, ook met betrekking tot het waarborgen van uw privacy.
5. Delen van persoonsgegevens
Wanneer u zich aanmeldt voor onze digitale nieuwsbrief geven wij uw naam en emailadres door aan de website, Mailchimp, die de nieuwsbrief naar u gaat versturen. Ook geven wij uw persoonsgegevens door wanneer dat noodzakelijk is, zoals voor de afhandeling van betalingen, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Voor het overige zullen wij uw persoonsgegevens alleen doorgeven aan derden met uw toestemming.
Wij maken u erop attent dat wanneer u op onze website YouTube filmpjes bekijkt, uw bezoekersgegevens hierdoor worden gedeeld met Youtube. We verwijzen u in dit geval naar het Privacybeleid van Youtube.
6. Privacybeleid Cameratoezicht
Dit reglement ziet toe op het cameratoezicht in de centrale hal van AM/VVV. Met behulp van een camera wordt er permanent gefilmd. De beeldinformatie wordt, gestuurd door bewegingsdetectie, digitaal vastgelegd. De beeldinformatie is een persoonsregistratie in de zin van de wet Bescherming Persoonsgegevens. In een apart regelement wordt het beleid Cameratoezicht verwoord. Het reglement is vastgesteld op 14 februari 2017 geeft een beschrijving van taken, verantwoordelijkheden en procedures over het cameratoezicht, met het oog op een integer gebruik van het camerasysteem en de bescherming van de privacy.
7. Sociale media
Via het web en andere sociale media gaan wij graag in dialoog met leden, klanten en bezoekers van de website over ons museum en onze exposities. Het doel is om nuttige en relevante informatie te geven en vragen te beantwoorden. Hiervoor volgen wij actief het internet en sociale media, zoals Facebook, Twitter en blogs. Wij volgen discussies op deze kanalen, nemen hieraan deel of gaan hierop proactief op in. Ook beantwoorden wij individuele, relevante vragen en opmerkingen.
Wij behouden ons uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan geen enkel recht worden ontleend. Bij het deelnemen aan discussie, het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen kan het voorkomen dat wij (persoons)gegevens vastleggen. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid worden verwerkt.
Wij zijn niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan sociale media of de content
op hun sociale media.
8. Website en cookies
We hebben onze website voorzien van een extra beveiliging, zodat u geen meldingen krijgt van niet-veilige verbindingen (SSL-certificaat).
Wanneer u onze website bezoekt, worden cookies op uw computer geplaatst en door uw browser bewaard. Cookies zijn kleine tekstbestanden die de gebruikersvriendelijkheid en doeltreffendheid van onze website voor u vergroten.
Via onze website – door middel van links – kunt u op andere websites komen, zoals Erfgoed Aalten en Collectie Gelderland, maar bijvoorbeeld ook op facebook, Twitter en Tripadvisor. Tevens kunt u op onze Website Youtube filmpjes bekijken. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het cookiegebruik door andere websites en Youtube. We verwijzen u in deze gevallen naar hun Privacybeleid.
9. Informatie en communicatie
Over de inhoud van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zullen wij onze medewerkers en vrijwilligers zo goed mogelijk informeren. Via de digitale nieuwsbrief brengen we onze leden, donateurs en andere belangstellenden op de hoogte over ons nieuwe privacybeleid.
Wanneer wij u vragen om een formulier in te vullen, zal daarop worden vermeld waarvoor de Aaltense Musea persoonsgegevens nodig heeft.
10. Bewaren
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Als het gaat om financiële gegevens hanteren wij de wettelijke termijn van zeven jaar.
11. Rechten
Uiteraard heeft u het recht om in te zien welke gegevens wij van u registreren. Ook kunt u deze laten corrigeren, de verwerking ervan beperken, opvragen om te kunnen overdragen aan een andere verantwoordelijke – voor zover dit technische mogelijk is – of laten verwijderen.
12. Klachten
Klachten over de toepassing van het privacybeleid, over het gedrag van de bij het beleid betrokken functionarissen, met uitzondering van politie- en justitiefunctionarissen of klachten over het weigeren van inzage van persoonsregistraties en beeldinformatie, kunt u schriftelijk binnen zes weken indienen bij de directeur AM/VVV. Dat geldt ook in geval van bejegeningsklachten.
De behandeling van deze klacht geschiedt volgens het Privacybeleid van AM/VVV.
Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens te verwerken zoals voorgeschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wanneer u toch vindt – ook na contact met ons – dat uw persoonsgegevens in strijd met ons privacybeleid worden verwerkt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in ons privacybeleid. Indien wij een belangrijke wijziging doorvoeren die gevolgen heeft voor de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website en in de nieuwsbrief.
14. Contactgegevens
Voor vragen of klachten over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met:
Vereniging Aaltense Musea/ VVV Aalten
t.a.v. de directeur
Markt 14
7121 CS Aalten
info@onderduikmuseum.nl
Aalten, 7 augustus 2018. Aldus vastgesteld door het bestuur van de Vereniging Aaltense Musea/Nationaal Onderduikmuseum en VVV Aalten.
